Soy María del Carmen Codina y me gustaría compartir con vosotros una experiencia que tuve trabajando como Jefa de Protocolo.
Durante un Congreso Internacional, tuvimos la mala suerte de que se convocara una huelga de taxis, impidiendo la llegada de los ponentes al mismo. Ante el retraso de los protagonistas, el público impaciente manifestaba deseos de marcharse a pesar de que estaban perfectamente informados de este contratiempo, rogándoles que por favor tuvieran paciencia.
En el siguiente artículo podemos ver los problemas de tráfico que acarrea una huelga de taxis.
Y en este vídeo también.
¿Cómo se podría resolver este problema?
Hola Mari Carmen,
ResponderEliminarUna de las posibles soluciones hubiera sido alquilar vehículos para que los condujeran personal de la propia organización y que fueran a buscarlos a las diferentes estaciones, aeropuertos etc. Por supuesto llamaría a los ponentes para tranquilizarles y avisar de que iríamos a buscarlos con otros vehículos.
A los asistentes que están esperando ya en el Congreso, les invitaríamos a un Coffee break para que no se hiciera tan larga la espera.
En esta página se dan 6 ideas para aprovechar el tiempo de espera en un evento:
http://wonference.com/site/blog-events/6-ideas-para-aprovechar-el-tiempo-de-espera-en-un-congreso-o-evento/
Hola Patricia,
EliminarEs cierto que tranquilizar a los ponentes es básico y me parece muy interesante la idea de ir a buscarlos con otro tipo de vehículos. Además, invitarles a un Coffee Break es una manera excelente de que el tiempo pase más rápido.
Un saludo cordial.
Me parecen muy acertadas las soluciones aportadas por Patricia. También querría añadir que resultarían muy interesantes las labores de networking que se podrían llevar a cabo entre los asistentes, aprovechando útilmente esos “tiempos muertos”. Mucha gente opina que los momentos más fructíferos en un congreso o feria son los intervalos de pasillo y los momentos de espera, pues fomentan los contactos y el intercambio de opiniones y experiencias entre los diversos asistentes. Más concretamente, en un Congreso Internacional podrán encontrarse personas procedentes de cualquier parte del mundo, con lo que el enriquecimiento estará asegurado.
ResponderEliminarVarias personas dedicadas a las relaciones públicas podrían distribuirse entre los asistentes, invitándoles a que se presentasen, conociéndose entre sí y pudiendo, incluso, intercambiar sus tarjetas de presentación. Se les podría invitar a que expusiesen sus opiniones sobre este congreso, los aspectos positivos y negativos que observan en él, así como compartir sus experiencias en eventos similares u otros aspectos que deseen comentar. De esta manera los asistentes podrían considerar este servicio como un valor añadido más al evento, en lugar de verlo como un tiempo perdido o un ejemplo de mala organización.
También, entre las labores complementarias de estas personas dedicadas a las relaciones públicas, podría estar la de informar a los asistentes sobre la programación del congreso, haciéndoles entrega del programa previsto y explicándoles cómo van a organizarse todos los actos, distribución de espacios y salas, horarios de comidas, así como otros servicios disponibles en el Palacio de Congresos o lugar de celebración del encuentro.
http://www.e-comunicacion.com/2013/02/07/la-importancia-del-networking-en-relaciones-publicas/
Hola Francisco Javier,
EliminarNo puedo estar más de acuerdo contigo: los descansos y las pausas de este tipo de eventos son esenciales para hacer acuerdos, intercambio de tarjetas, hacer nuevos contactos, etc. Los Coffee Breaks, almuerzos de trabajo, cenas de gala, incluso en las actividades culturales, se hacen relaciones profesionales muy fructíferas.
Para la realización de cualquier tipo de eventos, no hay que descuidar los actos sociales, ya que podemos hacer que estos momentos sean inolvidables.
Saludos.